Faça login com sua conta no OCS.

Após o login, terá acesso ao menu do Administrador do Portal onde terá as opções de configuração inicial e criação de conferências.

O acesso ao Administrador de Portal é pelo menu superior da página em “Página do usuário”.

Esta opção permitirá adicionar informações referentes ao portal e não às conferências individualmente. Tais informações incluem o nome do portal, um texto de apresentação, uma opção de redirecionamento, uma descrição do portal, dados para contato, a extensão mínima de caracteres para as senhas e registro para coleta de dados e indexação. Você terá a oportunidade de fornecer detalhes sobre cada conferência num momento posterior.

A opção de redirecionamento é útil se você tiver apenas uma conferência registrada no portal, e por isso talvez você queira direcionar seus usuários diretamente para o site daquela conferência ao invés do portal. Uma vez hospedada a conferência (veja como adiante nesse manual), ela aparecerá quando você clicar no campo de redirecionamento. Se o portal hospedar mais de uma conferência, ou se você quiser que os usuários acessem primeiro o portal, deixe esse campo do jeito que está. Neste momento, você pode querer simplesmente ignorar essa opção e retornar para ela mais tarde quando você tiver lançado uma conferência.

Uma vez feitas as alterações, use o botão “Salvar” para atualizar o sistema. Você verá um link de retorno ao menu do Administrador do Portal.

Para criar uma conferência hospedada, clique em “Conferências hospedadas”. Na página que abrir, selecione “Criar conferência”. Preencha os campos conforme apropriado (não se esqueça de ativar a opção “Permitir Acesso Livre a esta conferência no portal”). O “Caminho” deve ser uma só palavra ou abreviação, que será única para esta conferência. Essa palavra se tornará parte do endereço web (URL) de sua conferência. Escolha-a, portanto, com cuidado. Como exemplo, adicionamos a conferência intitulada “Jornada Científica e Tecnológica IFRJ” e a abreviação “jc” para o caminho. Não especificamos o ano, entretanto, porque pretende-se realizá-la anualmente por tempo indefinido. Todo ano o Gerente Geral usará a opção “Conferências agendadas” (veja adiante nesse manual) para agendar uma nova conferência anual no site da “Jornada Científica e Tecnológica IFRJ”.



É possível hospedar diversas conferências.



Usando as setinhas embaixo de “Ordem”, o Administrador do Portal pode ajustar a ordem em que as diferentes conferências aparecerão na página inicial do portal.

O próximo passo na configuração do site de sua conferência é logar como Gerente Geral. Se você é também o Administrador do Portal, o papel de gerente geral terá sido criado automaticamente para você. Caso contrário, contate o Administrador do Portal para que ele crie seu nome de usuário e sua senha de Gerente Geral.

Após acessar, na “Página do usuário” você clicará em “Gerente Geral” da conferência desejada, e depois em “Administração da Área Web”

Essa opção conduzirá você através dos seis passos de configuração de sua conferência.

Esta seção aborda uma série de passos para descrever o site de sua conferência. As seções 1.1 e 1.2 devem estar previamente preenchidas com informações providas pelo Administrador do Portal quando ele publicou sua conferência (veja como ele fez isso na seção anterior desse manual).

1.1 Título
Digite o título de sua conferência.

1.2 Descrição da conferência
Digite a descrição de sua conferência.

1.3 Contato principal
Digite os dados de contato do organizador da conferência.

1.4 Declaração de direitos autorais
Uma declaração de direitos autorais vem definida por padrão, mas você pode modificá-la livremente.

Você também pode pedir aos autores que concordem com a declaração de direitos autorais durante a submissão de um trabalho, bem como postar ou não o logo de uma Licença Creative Common {8} em seu site.

1.5 Política de Acesso
Esta opção deixa você decidir se vai ou não exigir que o usuário se registre para acessar os resumos e as apresentações.

Você também pode decidir se vai ou não permitir comentários nas apresentações.

1.6 Política de privacidade
Uma política de privacidade vem definida por padrão, mas você pode modificá-la livremente.

1.7 Incluir item no Sobre
Se você precisar incluir informações adicionais que não se encaixem nos itens anteriores, use essa opção para criar uma nova entrada na página “Sobre”. Você pode adicionar várias entradas através do botão “Incluir item no Sobre”.

2.1 Redirecionamento de Conferência Agendada
Esta opção redireciona os usuários do site da conferência para o site da conferência agendada. Geralmente essa configuração é útil quando a conferência mantém apenas uma conferência agendada.

2.2 Página inicial
Cada conferência hospedada no site pode ter uma imagem na página inicial que lhe confira interesse adicional ou transmita informação extra. Use esta opção para fazer o upload de uma imagem de sua escolha, ou de texto adicional.

2.3 Informação aos Usuários
Há informações padronizadas previamente definidas para leitores e autores – tais informações aparecem na seção “Informações” da barra lateral –, mas você pode modificar essas informações usando essa opção.

2.4 Avisos/Anúncios
Você pode adicionar Anúncios (ou Avisos) à página inicial da conferência, ajudando sua audiência a ficar corrente com o andamento da conferência. Use esta seção para ativar os Anúncios e definir quantos serão exibidos por padrão.

3.1 Cabeçalho da Conferência – Página Inicial
Use essa seção para adicionar o cabeçalho da página inicial da conferência em forma de texto simples ou imagem. Você também pode incluir um logo.

3.2 Cabeçalho
Além de adicionar um cabeçalho para a página inicial da conferência, você pode adicionar um cabeçalho que aparecerá em todas as páginas do site da conferência. Você pode adicionar o cabeçalho em forma de texto simples ou de imagem, e também incluir um logo.

Tamanho padrão de imagem para o fundo do cabeçalho: 1046 x 163 pixels. Ou você pode baixar o arquivo de imagem no tamanho e fazer a arte conforme desejar: fundo.jpg. Porém poderá ser necessário diminuir ou aumentar a largura (1046) para melhor visualização.

3.3 Rodapé
Use este comando para incluir um rodapé que aparecerá em todas as páginas do site da conferência.

3.4 Barra de navegação
Use este comando para acrescentar um novo botão na barra de navegação. Você pode especificar o nome do botão no primeiro campo, e o endereço no campo seguinte. Use um caminho associado à sua instalação do OCS, ou aponte para um site externo. Clique em “Incluir item” para acrescentar quantos links achar adequado.

3.5 Listas
Use esta seção para controlar a quantidade de itens que aparecerão em páginas com listagens (como aqueles com nomes de usuários ou títulos de submissões). Por padrão, as listas veem definidas para 25 itens. Quando uma lista tem mais de 25 itens, uma segunda página agrupa os demais itens automaticamente, com botões para navegar entre as páginas. Essa seção (em “Links de página”) também permite determinar quantas páginas você saltará ao clicar nos botões voltar (<) ou avançar (>). O padrão é 10.

Um bom exemplo desse recurso está na lista de usuários. Se, por exemplo, uma conferência tem 256 usuários, a opção padrão acima vai criar 11 páginas de usuários, com 25 usuários listados em cada uma. Você navegaria através dessas páginas clicando no número delas (1, 2, 3…) ou no botão indicando mais páginas (>). Se você estabelecer o valor do botão avançar (>) como 5 ao invés de 10, clicar nele levará você para a 6ª página da lista de usuários.

Use esta seção para escolher um tema padrão do OCS ou fazer o upload de uma folha de estilos CSS customizada, alterando, por exemplo, as cores e os tipos de letras. Uma lista de temas alternativos está disponível no site do PKP, e temas podem ser mesclados com uma folha de estilos customizada. Adicionalmente, a interface pode ser customizada selecionando e movendo blocos de informação.

O OCS permite manter um arquivo de ações e materiais da conferência através da ativação das opções dessa seção.

Este passo ajudará a indexar melhor o site da conferência e ajudará as pessoas a encontrarem mais facilmente as informações contidas nele.

6.1 Indexação para Mecanismos de Busca
Primeiro, adicione uma descrição, algumas palavras-chaves, e tags HTML (por exemplo, META tags), e assim você aumentará a visibilidade do site em motores de busca.

6.2 Cadastrar Conferência para Indexação (Coleta de Metadados)
Opte por registrar o site da conferência com o PKP Metadata Harvester, uma base de dados on-line de conteúdo acadêmico que congrega diversas fontes internacionais. Este comando ajudará a incluir os trabalhos publicados em sua conferência em outras ferramentas de indexação ou arquivos OAI. A indexação pode ser importante para facilitar o arquivamento dos trabalhos publicados em sua conferência, especialmente se você não planeja manter o site da conferência após o encerramento do evento.

O site de sua conferência estará configurado após concluir esses seis passos de configuração; o site pode hospedar uma conferência ocasional ou anual, ou uma série de conferências agendadas, todas podendo ser administradas desse site de conferência.

Para agendar uma instância específica dessa conferência, clique em “Conferências Agendadas” na página “Administração da Página da Conferência”.

Acesse a página da conferência desejada e em “Administração da Página da Conferência” clique em “Conferências Agendadas”. A página resultante exibirá as edições já ocorridas e por ocorrer da conferência, e ainda a opção de marcar uma nova edição da conferência em “Criar conferência agendada”.

Clicando em “Criar conferência agendada”, você preencherá detalhes adicionais com o cronograma da conferência. No exemplo abaixo, adicionamos o ano ao título da conferência, assim podemos diferenciar as várias edições, ou instâncias, da conferência ao longo dos anos.

Clique em “Salvar” para fixar essa instância da conferência (mesmo que essa seja a única vez em que a conferência acontecerá).

O botão “Editar” logo na frente do nome de sua conferência, na tela “Conferências Agendadas”, permite que a qualquer momento você altere o título, a abreviatura e o caminho da conferência.

Retornando à página de “Administração da Página da Conferência”, em “Conferências atuais” você verá a conferência que acabou de agendar.

A primeira opção abaixo de “Conferências atuais” é a “Configuração”. Onde informará Detalhes, Submissões e Avaliação.

O primeiro passo permite descrever a conferência agendada.

1.1 Descrição da Conferência Agendada
Esta seção provê espaço para uma descrição breve que aparecerá no site da conferência.

1.2 Local
Preencha com o local em que a conferência ocorrerá.

1.3 Contato principal
Adicione os dados do contato principal da conferência. Pode ser ou não a mesma pessoa numa série de edições da mesma conferência.

1.4 Suporte técnico
Especifique uma pessoa para responder pelo suporte técnico do sistema.

1.5 Identificação de E-mail
Adicione uma assinatura aos e-mails que forem enviados pelo sistema. Uma assinatura padrão já vem estabelecida, mas você pode modificá-la livremente.

Com a cooperação do Administrador do Portal, você pode estabelecer um endereço de retorno para o qual o sistema enviará notificações quando não for possível encaminhar um e-mail. Isto poderá ser útil se você planeja mandar e-mails para um grupo grande de usuários, alguns dos quais podem ter preenchido incorretamente seus dados de e-mail.

1.6 Patrocínio
Adicione aqui os patrocinadores do evento, e eles aparecerão no site da conferência. O botão “Incluir agência de fomento” cria quantas entradas de patrocinadores forem necessárias.

1.7 Instituições de fomento
Adicione aqui instituições que fomentam o evento, e elas aparecerão no site da conferência. O botão “Incluir contribuidor” cria quantas entradas de instituições de fomento forem necessárias.

Determine nesse passo como os interessados submeterão trabalhos para a conferência.

2.1 Processo de Submissão
Configure para os autores submeterem resumos (descrições curtas das apresentações propostas, ou banners) ou propostas mais longas (por exemplo, artigos, slides eletrônicos, etc.) para a conferência agendada. As submissões podem ser para uma única apresentação (com um ou mais autores) ou para uma sessão de múltiplas apresentações. Os autores podem incluir arquivos suplementares (por exemplo, tabelas, imagens, artigos relacionados, etc.) com os resumos ou propostas.

Uma cópia do agradecimento pela submissão pode ser enviada para o e-mail do contato principal ou para outro e-mail nas caixas da opção “Notificação de Submissão”, uma medida que pode facilitar o acompanhamento das submissões sem ter que fazer login frequentemente.

2.2 Chamada Para Submissões (CPS)
Use essa seção para criar uma mensagem de Chamada para submissões (CPS) no site da conferência.

2.3 Diretrizes para Autores
Use a caixa de texto dessa seção para informar as diretrizes que os autores deverão seguir em suas propostas e seus resumos.

Uma lista de itens de verificação (uma checklist) pode ser gerada automaticamente para que os autores deem o acordo deles como parte do processo de submissão. Você pode modificar os itens que aparecem ali por padrão, excluí-los ou incluir outros.

2.4 Indexação da Submissão
Esta seção serve para orientar os autores a respeito de como eles podem indexar suas submissões com palavras-chaves.

2.5 Identificação do Conteúdo da Conferência
Escolha também se um sistema de identificação (como o DOI, Digital Object Identifier) identificará as apresentações da conferência.

Este passo permite definir o processo de avaliação das submissões.

3.1 Política de Avaliação
Descreva nessa seção a política e o processo de avaliação para que autores e leitores a conheçam. Inclua o número de avaliadores que geralmente analisam uma submissão, os critérios que eles seguem, o tempo ocupado na avaliação e os critérios de recrutamento de avaliadores. Essas informações aparecerão em “Sobre a conferência”.

3.2 Avaliação pelos Pares
Configure várias características do processo de avaliação pelos pares, tais quais instruções adicionais, lembretes por e-mail, “acesso 1-clique para avaliadores” (que dispensa os avaliadores de fazerem login).

3.3 Decisão do Diretor
Esta seção traz uma caixa que deixa você decidir se o e-mail “Notificar Autor” incluirá ou não automaticamente os endereços de e-mail de todos os co-autores.

Clique em “Salvar e continuar” para voltar para a página de “Administração da Página de Conferência”.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, selecione “Cronograma da conferência”.

O cronograma da conferência é essencial para agendar uma conferência bem sucedida. Essa ferramenta ativa e desativa diferentes aspectos do site da conferência com base em datas que você pode selecionar.

Clique em “Salvar” para gravar as alterações e voltar para a página de “Administração da Página de conferência”.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, selecione “Modalidades de conferência”.

Use “Modalidades de conferência” para criar todas as modalidades requeridas pela conferência.

Há também a opção de designar um Diretor de Modalidade para cada modalidade.

Nesse momento, talvez você ainda não tenha ninguém inscrito como Diretor de Modalidade disponível para ser designado para alguma modalidade. Uma vez inscritos um ou mais diretores de modalidade (consulte a seção sobre inscrição de usuários), entretanto, você poderá voltar para esta seção e designá-los para as respectivas modalidades. Salve as alterações e volte para a página de “Administração da página da conferência”.

Na página de “Administração da página da conferência”, selecione “Organização”.

A “Organização” reunirá todos os membros da equipe de organização do evento e os exibirá na página “Sobre”. Você pode optar por ter uma lista de organizadores gerada automaticamente pelo sistema com base no papel que lhes foi atribuído ou especificar por conta própria uma lista com pessoas e títulos. Para essa segunda possibilidade, clique em “O Gerente Geral criará os títulos dos cargos e incluirá as pessoas em cada grupo” e depois em “Registrar”.

Para customizar membros do time de organização, clique em “Criar título para cargo no Comitê Organizador”. Abrirá uma página na qual você poderá criar novos cargos para a equipe de organização.

Após salvar o novo título de cargo, clique em “Membros” para adicionar pessoas que exerçam o cargo e clique em “Incluir membro”. Abrirá uma lista com os usuários registrados no sistema. Selecione entre eles os que forem ocupar o cargo. Talvez, nesse momento, você precise esperar um pouco até que esses usuários se registrem, e então retornará para adicioná-los ao novo cargo.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, clique em “Programa” para adicionar o programa da conferência em formato de texto ou arquivo de imagem ou texto.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, escolha “Estatísticas & Relatórios”. Abrirá uma tela com ferramentas de relatórios e estatísticas de acesso e uso do site da conferência.

Selecione as modalidades de seu interesse para incluí-las nas estatísticas de avaliação por pares e clique em “Registrar”.

Na sequência, decida, e marque nas respectivas caixas, quais estatísticas ficarão abertas ao pública no site, e pressione o botão “Registrar”.

Escolha também, entre diversos relatórios, quais o sistema deverá gerar em formato .csv.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, selecione “Inscrições”. Quando sua conferência estiver com inscrições abertas, uma lista de inscritos aparecerá aqui.

Na página de “Inscrições”, clique em “Tipos de inscrição”. Abrirá a página “Tipos de inscrições”, na qual a opção “Criar novo tipo de inscrição” serve para criar novos tipos de inscrição para a conferência (por exemplo, Estudantes, Profissionais, etc.).

A tela de “Criar novo tipo de inscrição” possibilita fixar datas de abertura e encerramento de inscrições, opções de acesso (somente on-line, consulta aos impressos, frequência presencial na conferência, etc.). Diversas opções podem ser abertas completamente aos usuários, ou restringidas em parte.

Na sequencia, “Políticas de Inscrição” possibilita adicionar um gerente de inscrições.

Inclua informações adicionais sobre inscrições na seção da figura abaixo.

Acione e-mails automáticos de lembrete com auxílio do Administrador do Portal. O texto das mensagens pode ser customizado em “E-mails” padronizados (veja adiante).

Escolha aplicar ou não “Acesso Livre Adiado” e “Política de Auto-arquivamento pelo Autor”, incluindo texto explicativo nas respectivas caixas.

Lembre-se de usar o botão “Salvar” para registrar suas escolhas.

O gerente geral pode usar o “Agendamento” (localizado em “Administração da Página da Conferência”) para planejar datas, horários e lugares das apresentações da conferência.

Primeiro, defina os prédios e as salas em cada prédio em “Incluir um novo prédio”.

Agende também um evento especial, definindo horário e localização. (Eventos especiais não precisam ser agendados em uma sala ou prédio já definidos, e isso pode ser interessante para eventos que ocorrerão fora do local da conferência, como jantares.)

Informe aqui sobre reservas de hotéis, traslado de hotéis e rodoviárias, itinerário de deslocamento, etc.

Na página de “Administração da Página da Conferência”, acione o menu “Papeis”. Abrirá uma lista dos usuários e dos papeis que eles ocupam na conferência.

Caso o único usuário listado seja você mesmo, crie outros usuários e encaixe-os em diversas tarefas. Os usuários têm a opção de criar suas próprias contas (usando o link “Cadastro” no topo da página da conferência), e você pode pedir que eles o façam. Mas, se você já quiser criar alguns usuários imediatamente, selecione “Incluir novo usuário”.

Também é possível selecionar usuários cadastrados no portal e incluí-los como usuários da conferência.

Como gerente geral, crie novos usuários e encaixe-os em qualquer papel.

O gerente geral também pode cadastrar na conferência todos os usuários com um papel específico e assim originar um grupo padrão de usuários (por exemplo, avaliadores) compartilhado entre diversas conferências.

Na lista de usuários, marque a caixa lateral de um ou vários usuários e clique em “Enviar e-mail” para remeter uma mesma mensagem para todos os selecionados.

O gerente geral pode entrar no sistema como se fosse qualquer um dos usuários. Basta clicar na opção “Entrar no sistema como” referente ao usuário desejado. Essa possibilidade costuma ser útil para ajudar um usuário a desempenhar alguma tarefa.

O OCS possibilita ao gerente geral postar notícias e avisos no site da conferência. Para isso, retorne à página de “Administração da Página da Conferência”, clique em “Administração da Área Web”, depois no passo “2. Conteúdo adicional”, ative na seção 2.4 “Avisos” a caixa “Habilitar Avisos a Gerentes Gerais” e clique em “Salvar e continuar”. Retorne para a página “Administração da Página da Conferência” e clique em “Notícias”.

Na sequência, produza uma notícia clicando em “Criar nova notícia”.

As notícias produzidas através desse processo ficarão visíveis na página da conferência, e permanecerão visíveis ali até chegar a data determinada em “Expira em”.

Novamente na página de “Administração da Página da Conferência”, como Gerente Geral, selecione “E-mails” para acessar a lista de e-mails padronizados que o sistema envia automaticamente.

Clique em “Editar” para modificar o conteúdo das mensagens.

Ao editar um e-mail padronizado, tome cuidado para não mudar o código embutido nele. Esse código é responsável por caracterizar a mensagem automaticamente com o nome do destinatário e informações semelhantes (por exemplo, {$postInfo}).

As “Ferramentas de leitura” destinam-se aos leitores novatos ou experientes do site da conferência. As ferramentas constroem um contexto positivo para interpretar, avaliar e utilizar os trabalhos publicados.

As “Ferramentas de leitura” foram desenvolvidas para uma grande variedade de disciplinas que o Gerente Geral tem como selecionar, atualizar e editar para aperfeiçoar o ambiente de leitura de artigos e resumos. As “Ferramentas de leitura” também possibilitam os leitores a participar de fóruns relevantes, falar com os autores e compartilhar conteúdos com outros leitores.

As “Ferramentas de leitura” fornecem aos leitores acesso a dados de indexação de um artigo ou resumo, versão para impressão e nota biográfica do autor. As “Ferramentas de leitura” possuem ferramentas de pesquisa (basta clicar duas vezes em qualquer trabalho em HTML), de e-mail para o autor ou outro leitor, e de comentários em documentos publicados. Todas essas características tendem a originar um ambiente de leitura interativa.

As “Ferramentas de leitura” foram também projetadas para coletar as duas primeiras palavras-chaves de cada artigo ou resumo e posicioná-los em motores de busca de aceso aberto e outros recursos agrupados em Estudos de Pesquisa, Outros trabalhos do Autor, Sala de imprensa, Sites de Governo, Fontes Instrucionais, Fóruns de Discussão, e outras categorias, dependendo do conjunto de ferramentas escolhida.

O Gerente Geral da conferência pode ativar, editar ou deletar recursos das “Ferramentas de leitura” ou mesmo acrescentar novos recursos.

As “Ferramentas de leitura” vêm desligadas, mas podem ser ativadas na opção “Ferramentas para leitura” disponível em “Administração da Página da Conferência”.

Na página das “Ferramentas de leitura”, clique em “Configuração da Ferramenta de Leitura” e marque “Habilitar Ferramentas de Leitura para as modalidades escolhidas da conferência”, e opcionalmente escolha a disciplina predominante em sua conferência na caixa “Campo de Itens Relacionados”. Também há como ativar ferramentas como resumo, biografia do autor, metadados de indexação e vários outros nas “Ferramentas Opcionais”.

Você também pode alterar as disciplinas da caixa “Campo de Itens Relacionados” {12} se retornar para a página das “Ferramentas de leitura” e clicar em “Conjuntos de itens relacionados”.

Em “Conjuntos de itens relacionados” há uma lista de Campos de Itens Relacionados às Ferramentas de Leitura. Essa página permite editar qualquer Campo de item relacionado, criar novos campos de itens relacionados, e restaurar a listagem inicial.

Selecione “Contextos” para abrir opções da configuração de determinado “Campo de item relacionado”.

Na página de “Contextos”, clique em “Pesquisas” para exibir recursos que podem ser disponibilizados para cada contexto. Estes recursos poderão ser disponibilizados aos leitores no site.

É importante notar que em “Pesquisas”, “Contextos” e “Campos de itens relacionados” você pode sempre remover ou adicionar entradas, o que transforma as “Ferramentas de leitura” em um recurso altamente flexível do OCS.

O “Navegador de Arquivos” é uma ferramenta avançada que permite exibir e manipular diretamente arquivos e pastas da conferência.

Note a possibilidade de fazer upload de arquivos diretamente e criar novas pastas. Contudo, embora o Navegador de Arquivos possa ser usado para apagar arquivos e pastas, deletar através dele não deveria ser algo comum em sua rotina, e você deveria entender que deletar um arquivo aqui não o deletará no registro (ou log) da base de dados.